assistant administratif (h/f)

Classé dans le top 10 des départements les plus dynamiques avec l’une des plus fortes croissances démographiques de France, situé au cœur des réseaux de communication européens, l’Ain bénéficie d’une économie attractive, dynamique, diversifiée et offre un cadre de vie de qualité à près de 700 000 Aindinois.

Le Département de l’Ain se revendique comme une collectivité agile, efficiente et proche des habitants.

Rejoindre le Département de l’Ain, c’est mettre vos compétences au service de ce qui est utile.

Recrutement au sein du cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux par voie de mobilité interne, mutation, détachement, intégration directe ou liste d’aptitude.

Dispositif applicable aux personnes reconnues travailleurs handicapés (article L352-4 du code général de la fonction publique)

Sous l’autorité du responsable du service matériel (SM), vous assurez le suivi administratif et RH des agents du service en collaboration avec le responsable et apportez votre soutien sur les missions administratives des pôles atelier, magasin et achats matériels.

MISSIONS :

• Participation aux réunions d’organisation et de coordination du service et des pôles,
• Saisie de l’activité des agents du service et des pôles dans le logiciel métier (établissement des prépayes des agents et relations en lien avec la DRH, suivi des congés, des arrêts de travail, des accidents de travail), gestion de l’habillement des agents du SM et suivi des infractions routières …)
• Rédaction de courriers, comptes-rendus de réunions, rapports et documents divers
• Mise à jour des différentes bases de données
• Réception, tri et envoi des courriers du service
• Filtrage des appels téléphoniques

Pour les différents pôles :

• Suivi administratif de l’activité du Pôle atelier (commandes des prestations, mise à jour des livraisons, des contrôles obligatoires)
• Suivi administratif de l’activité du Pôle achat matériels (commande, réception, attribution, assurance, carte carburant, cartes grises)
• Classement et archivage des dossiers des différents pôles
• Suivi des budgets, des engagements et facturations"fonctionnement et investissement"
• Suivi et relance des facturations fournisseurs
• Suivi des indicateurs dans le logiciel métier (GESCAR) pour les pôles atelier et magasin

PROFIL :

• Doté d’une bonne culture générale réglementaire et administrative, vous maitrisez les missions d’assistanat et les techniques rédactionnelles (hiérarchisation des priorités, tenues d’agendas, mise en forme de documents et courriers, classement…).

• Vous savez utiliser les outils informatiques, maitrisez la bureautique et appréhender un logiciel métier.

• Vos aptitudes relationnelles et votre état d’esprit convivial vous confèrent disponibilité et capacité à travailler en équipe.

NOS ATOUTS :

Une politique RH de proximité :

• Des perspectives d’évolution professionnelle
• Un accompagnement personnalisé pour la réussite aux concours
• Un budget de formation deux fois supérieur aux obligations légales
• Un temps de travail flexible et modulable

Des avantages et prestations sociales :

• Des titres restaurants
• Des offres de prestations culturelles et de loisirs
• Une participation financière pour votre prévoyance garantie maintien de salaire et pour votre mutuelle santé si vous adhérez au contrat groupe APICIL