Assistant de direction (H/F) à la DGAE

Classé dans le top 10 des départements les plus dynamiques avec l’une des plus fortes croissances démographiques de France, situé au cœur des réseaux de communication européens, l’Ain bénéficie d’une économie attractive, dynamique, diversifiée et offre un cadre de vie de qualité à près de 700 000 Aindinois. Le Département de l’Ain se revendique comme une collectivité agile, efficiente et proche des habitants. Rejoindre le Département de l’Ain, c’est mettre vos compétences au service de ce qui est utile.

Sous l’autorité de la directrice générale adjointe en charge de l’éducation, de la jeunesse, des sports et de la culture (DGAE), vous exercez des fonctions d’assistant de direction. Vous facilitez et optimisez la gestion administrative de son activité et lui apportez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers. Vous assurez l’interface avec les interlocuteurs de la Directrice générale adjointe. Vous avez vocation à travailler en interaction avec l’ensemble des services, le cabinet et les assistants de la Direction générale des services et des élus.

• Gestion de l’agenda de la Directrice
• Gestion de l’accueil physique et téléphonique
• Élaboration, mise en forme et suivi de documents administratifs et supports de communication : courriers, tableaux de bord, comptes rendus, notes, diaporamas…
• Organisation des tâches administratives de la direction : gestion des flux internes (parapheurs, courriers, notes…), tri et archivage des documents
• Assistance à la Directrice dans les relations et le suivi de dossiers avec les directions et services de la DGAE
• Gestion des demandes du cabinet pour les informations et documents à destination des élus départementaux
• Centralisation des éléments liés à la communication sur les événements organisés par les directions de la DGAE (musées, culture,…) pour traitement en lien avec le cabinet et la direction de la communication
• Représentation des services de la Direction à des groupes de travail

Profil :

• Formation de niveau bac+2 en gestion ou assistanat de manager
• Vous connaissez le cadre réglementaire et les procédures de la fonction publique territoriale
• Vous maîtrisez les techniques d’accueil et de secrétariat (classement, archivage…)
• Vous maîtrisez les outils informatiques et êtes en capacité à vous former à des logiciels métier
• Vous savez élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Vous savez hiérarchiser les dossiers et travailler dans l’urgence
• Vous disposez de réelles qualités rédactionnelles et de bonnes qualités relationnelles
• Vous êtes capable d’alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Vous savez faire preuve de rigueur et de capacités d’adaptation et d’agilité
• Vous êtes capable de travailler en transversalité
• Vous êtes autonome et savez faire preuve d’initiative et de polyvalence

Nos atouts :
Une politique RH de proximité :

• Des perspectives d’évolution professionnelle
• Un accompagnement personnalisé pour la réussite aux concours
• Un budget de formation deux fois supérieur aux obligations légales
• Un temps de travail flexible et modulable
  Des avantages et prestations sociales :
• Des titres restaurants
• Des offres de prestations culturelles et de loisirs
• Une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire