Rapport d’activités, de développement durable et d’égalité hommes – femmes

Le projet d'administration

Elaboré en 2021 et finalisé en début d’année 2022, le projet d’administration a été validé par l’assemblée délibérante lors de sa session du 21 mars 2023. Les 7 chantiers de ce document socle pour l’organisation de l’administration seront mis en œuvre progressivement jusqu’à la fin de ce mandat, en 2028.

En 2022, la première phase du projet d’administration a été enclenchée avec la création de 2 nouvelles DGA (conformité & modernisation) ainsi que le lancement de 2 chantiers structurants (mettre en place le contrôle, l’audit, l’évaluation & la relation à l’usager à 360 degrés) et de 2 chantiers d’accompagnement (l’attractivité & l’intelligence de la donnée).

En avril, la DGA conformité a été mise en place avec une volonté d’amélioration constante de l’action départementale. Outre les missions classiques de sécurisation des actes de la collectivité et d’appui aux directions opérationnelles, cette DGA assurera le pilotage des fonctions de contrôle interne, d’audit et d’évaluation, permettant, d’une part, la maîtrise des risques pour la collectivité dans la conduite de ses politiques publiques et, d’autre part, l’assurance de la pertinence de ces politiques. Elle contribue ainsi à l’efficacité et à l’efficience globale de la collectivité dans l’accomplissement de ses missions.

La mise en place de la DGA modernisation en octobre 2022 s’inscrit dans une volonté de développer les synergies de valorisation des potentiels et des technologies au bénéfice de l’ensemble des services du département. Elle rassemble ainsi la direction des ressources humaines ainsi que la direction des systèmes d’information et du numérique. Cette nouvelle DGA a pour ambition de renforcer la fonction RH sous tous ses aspects (marque employeur, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, harmonisation de la bibliothèque des métiers, ...) tout en prenant davantage en compte l’ensemble des trajectoires de digitalisation de nos offres de service (modernisation de nos applicatifs métiers, prospective des nouvelles fonctions sensibles à développer, sécurisation de nos infrastructures numériques, ...).

Se rassembler autour de 4 principes fondamentaux, devant caractériser la collectivité tant dans son ambition de service que dans son fonctionnement quotidien :

• la solidarité
• la proximité
• l’agilité
• l’efficience

La traduction de cette ambition en 3 projets structurants et 4 chantiers d’accompagnement :

3 projets structurants :

• mettre en place le contrôle, l’audit, l’évaluation
• mettre en place la relation à l’usager à 360 degrés
• structurer et généraliser nos relations partenariales

4 chantiers d’accompagnement :

• l’attractivité
• l’innovation managériale
• les transitions numériques et écologiques
• l’intelligence de la donnée

Une élaboration concertée avec l’appui des agents, des cadres, en lien avec les partenaires et les élus et un Pilotage en mode projet.

Ressources humaines

2 245 agents, dont 1 809 permanents, travaillent dans la collectivité au 31 décembre 2022.

Pour la gestion de ce personnel, le recrutement, la formation ainsi que la santé au travail, l’année 2022 a été marquée par :

• un travail sur la reconnaissance de la pénibilité ;
• la mise en œuvre de mesures gouvernementales relatives à la rémunération des agents (Ségur de la santé, loi Taquet), au temps de travail (1 607 h) ou aux reclassements statutaires de certains personnels (puéricultrices, infirmiers en soins généraux, cadres de santé paramédicaux, ergothérapeutes, sages femmes, des fonctionnaires de catégorie B et C) ;
• le recrutement de 212 agents finalisés sur l’année 2022, mobilités internes comprises. Le service recrutement-mobilité a assuré en moyenne 83 processus de recrutement chaque mois. 48 % des offres d’emploi publiées en 2022 ont nécessité au moins une republication faute de candidatures suffisantes ;
• la refonte du tableau des emplois pour faciliter le suivi des emplois et des effectifs, et pour des raisons de bonne prévision budgétaire ;
• l’évolution du service formation et du service recrutement-mobilité pour répondre à un double objectif :
• mieux accompagner la mobilité et l’évolution professionnelle, et proposer un dispositif plus structuré, plus lisible et mieux articulé avec les autres politiques RH,
• recentrer l’activité du service recrutement-mobilité sur la mise en place d’outils de politique RH pour moderniser la stratégie du recrutement, renforcer l’attractivité des postes et fidéliser les agents.

Le service formation a été renommé service formation et développement des compétences ;

• une augmentation du nombre de jours de formations suivis (+16% par rapport à 2021, pour atteindre 7 695 j.) ;
• la poursuite d’une politique handicap volontariste avec une évolution du taux d’emploi de 7,57% en 2021 à 8,02% en 2022 ;
• la mise en œuvre de la charte relative au télétravail adoptée en session du 8 novembre 2021, avec des adaptations pour favoriser le recours au dispositif ;
• l’intégration des assistants familiaux de l’Ain dans le suivi médical périodique ;
• la mise en œuvre de nouveaux dispositifs d’astreinte (bâtiments, assistants familiaux, communication) ;
• la mise en place du guide de signalement des violences et de fait, le recueil des signalements via une cellule dédiée.

Informatique

Collèges

• Raccordement des derniers collèges à la fibre
• 16 collèges ont été migrés sur l’Architecture Windows, et le parc d’ordinateurs sous Windows 10 professionnel a été renouvelé.

Services Internes

• Renouvellement du parc d’ordinateurs par des PC Portables pour les agents en télétravail ou nomades
• Développement des portails de téléservices du social (PCRM) et de subventions (CAPDEMAT)
• Démarrage des activités liées à l’Intelligence de la donnée (Projet d’administration)
• Poursuite de la migration vers Office365 et Teams
• Renouvellement des équipements de sécurité centraux (firewall et reverse proxy)
• Sensibilisation des agents à la cybersécurité
• Audit de sécurité du système d’informations et plan d’actions associé
• Démarrage de la digitalisation des différents services de la DRH, qui se réalisera sur 2 / 3 années.

Direction des finances et du contrôle de gestion

Budget vert : pilotage du projet par la direction des finances. En collaboration avec la direction du développement durable et avec le concours des services, élaboration d’un état des lieux de l’impact environnemental des dépenses départementales à l’occasion de la préparation du budget primitif 2023.

Signature d’une nouvelle convention de services comptables et financiers, avec notamment pour objectifs, le passage à la nouvelle instruction comptable M57 préalable à une démarche de certification, le développement du contrôle interne comptable, la sécurisation de la gestion des RIB et la modernisation des recettes du laboratoire.

Premiers préparatifs pour la M57 : passage de versions, rencontres avec la paierie et la DDFiP.

Premiers travaux sur le contrôle interne comptable.

Un indice de qualité comptable 2022 supérieur à 85 %, comme en 2021 (77 % en 2020)

Hausse des taux d’intérêt avec un impact modéré sur les charges grâce à une dette principalement à taux fixe et un fort désendet- tement, de près de 78 M€ en 5 ans.

Capacité de désendettement de 2,39 ans en 2022.

Compte administratif 2022 :

• Dépenses de fonctionnement 502,6 M€ - taux de réalisation 96,9 %.
• Dépenses d’investissement 141,7 M€ - taux de réalisation 90,7 %.

Direction des Assemblées

7 sessions et 8 commissions permanentes ont été organisées représentant respectivement un volume de 176 et 458 délibérations.

(Les commissions thématiques se sont tenues en présentiel et en visioconférence ponctuellement).

Un travail important d’identification des « élus intéressés devant se déporter », au regard de la loi 3DS, a été effectué lors de l’examen des rapports correspondants.

Concernant le statut de l’élu, l’année a été marquée par l’augmentation du point d’indice au 1er juillet et a généré un travail important de coordination entre toutes les collectivités au sein desquelles les élus perçoivent une indemnité.

Mise en application des dispositions de l’ordonnance du 7 octobre 2021 (entrée en vigueur au 1er juillet 2022) relative à la réforme de la publicité des actes, pour l’ensemble des actes produits par la collectivité.

Organisation de séances de formation régulières à destination des utilisateurs du logiciel AIRS DELIB.

Réorganisation/modernisation du service imprimerie.

Direction Affaires Juridiques et Commande Publique

Service des affaires juridiques :

• Défense des intérêts départementaux : 97 nouveaux contentieux en défense et 2 en demande ;
• Analyses juridiques : 370 consultations juridiques ;
• Sinistralité : 75 sinistres concernant des dommages aux biens, 108 sinistres engageant la responsabilité civile du Département, 65 sinistres concernant la flotte automobile.

Le service de la commande publique participe aux travaux des commissions d’appel d’offres, jurys de maîtrise d’œuvre, marchés globaux de performance…

61 consultations initiales et relancées ont été gérées ou vérifiées par le SCP en 2022, représentant au total 78 marchés (DSP + appels à projet + marchés), en évolution de + 32% par rapport à 2021 ;
- 45 décisions préalables rédigées représentant 430 marchés attribué en 2022 ;
- 45 marchés, accords-cadres ou avenants passés selon une procédure formalisée en 2022 ;
- 59 marchés, accords-cadres

Direction de l’appui aux politiques publiques

• Création de la Direction en charge du contrôle interne, de l’audit et de l’évaluation des politiques publiques,
• Lancement d’un audit de partenaire en matière de protection de l’enfance, l’ADSEA01,
• Lancement d’un audit de la Direction des

Développement des missions du collège de déontologie et de la politique de protection des données personnelles.

Direction Support à l'Organisation des Services

Cette direction regroupe les fonctions techniques supports (moyens généraux, comptabilité, marchés, achats, immobilier et foncier, administration des applications Astech et Gescar) au sein de la Direction Générale Adjointe Infrastructures et Déplacements.

Faits marquants de 2023 :

Dans le domaine de l’achat d’énergie, la sortie de l’accord cadre UGAP et l’adhésion à l’accord cadre porté par le SIEA a permis au Département d’économiser 1 600 000€ sur ses dépenses d’électricité de 2023.

Pour l’achat des prestations de ménage, le Département est sorti du marché UGAP en 2021, a lancé son propre marché et réalise une économie annuelle de 300 000 €.

Un travail a été mené sur les fournitures de bureaux et s’est traduit par une adaptation de la dotation et du catalogue avec notamment la limitation des commandes exceptionnelles. Ces mesures d’optimisation permettent quelques économies budgétaires et évite les stocks inutiles.

La mise en place de l’externalisation de l’affranchissement afin de bénéficier des tarifs d’affranchissement industriels (suppression des machines à affranchir) avec un objectif d’économie en année pleine de 100 000 €

Dans le domaine des frais de restauration et de traiteurs engagés pour les manifestations, des procédures ont été mised en œuvre pour diminuer le volume des dépenses, respecter le cadre de la commande publique et de fixer des règles sur les niveaux de prestations et de prise en charge.

Développement de l’économie circulaire :
Au niveau du mobilier avec la mise en place d’un suivi précis des stocks et des mouvements avec la réaffectation de mobiliers en bon état pour limiter les achats de matériels et mobiliers neufs.
Donner une seconde vie aux biens non inutilisés (mobiliers, matériels, véhicules...) via des ventes aux enchères.

Domaine Gestion de la flotte automobile : l’internalisation de l’entretien des véhicules légers et utilitaires (par le service matériel et un réseau de garage constitué par le gestionnaire de flotte) répond à de forts enjeux de sécurité. Les efforts budgétaires consentis par le Département permettent le rajeunissement et le verdissement de la flotte.

Direction des bâtiments

La Direction des bâtiments assure l’entretien et l’exploitation des bâtiments administratifs de la collectivité. Elle porte la maîtrise d’ouvrage des opérations de construction et de réhabilitation de ce patrimoine bâti.

• Le projet phare de restructuration des bâtiments du site de la Madeleine à Bourg-en-Bresse se concrétise avec le démarrage des travaux de réhabilitation des bâtiments St Antoine et Ste Thérèse (880 K€ en 2023 pour un coût d’opération total de 8,5M€). En 2023, les études sont également lancées pour la réhabilitation des bâtiments 13 et Ste Anne/St Raphaël.
  L’enjeu est de moderniser notre organisation, de rationaliser nos im-plantations, de mutualiser des espaces et de gagner en transversalité et efficacité.
• D’autre part, la Direction des Bâtiments dispose de 26 agents pour effectuer des interventions en régie, suivre certains travaux externalisés, ainsi que des opérations de maintenance au Domaine des Saveurs et aux soieries Bonnet. Cette organisation permet une grande réactivité pour des dépannages en urgence.

L’équipe pluridisciplinaire intervient pour :

• des dépannages : plomberie/chauffage, électricité/réseau informatique (câbles et prises), menuiserie ;
• des travaux de maintenances (chauffage, menuiserie, plomberie, espaces verts, nettoyage de toitures et d’évacuation d’eau pluviales) ;
• des travaux complémentaires dans le cadre de rénovation/réha-bilitation (mise en peinture des collèges et des administrations, câblage réseau, mise aux normes électriques, passage en LED des appareils d’éclairages, travaux d’aménagement, mise en ac-cessibilité, confection de meubles, réalisation des expositions des musées du département)
• l’entretien des espaces verts notamment des parcs de la Made-leine et de la Préfecture, le site Delestraint ;
• les mises en place lors d’évènements du département ou lors d’expositions dans les musées, etc….
• la logistique effectue les mouvements de mobiliers au profit des sites du département, les livraisons diverses et variées pour le compte des différentes directions, …
•  l’astreinte sécurité et incendie est gérée en régie via l’intervention de certains agents.

En 2023 : 1646 demandes d’intervention OPUS avec un taux de réali-sation de 94% correspondant à un budget de 423 255 € HT.

Direction de la Communication

Site internet www.ain.fr :

• 1 509 594 vues 43 actus créées et 54 actualisées

Réseaux sociaux

• Facebook : 552 publications – 30 366 abonnés (+9,73%), 1 509 270 personnes touchées
• LinkedIn : 203 publications, 9608 abonnés (+64 %), 884 444 personnes touchées, engagement : 112 446 (+229%) ; 740 499 personnes touchées
• Instagram : 123 publications et 160 stories - 6 221 abonnés (+27,7 %), 125 100 personnes touchées - 1 080 stories
• Twitter : 336 tweets – 8 280 abonnés (+1,2%)
• Youtube : + 137 abonnés
• Messenger : 805 messages traités
• Pros de santé - Ain :
  LinkedIn : 61 publications - 601 abonnés (+80%) - 37 748 personnes touchées
  Facebook : 41 publications - 134 abonnés

Lettres d'information

• 8 newsletters à destination des élus locaux

Éditions :

• 3 magazines de 322 000 à 332 000 exemplaires
• 153 éditions : flyers, affiches, plaquettes, 1er guide du collégien diffusé à 32 000 exemplaires

Plusieurs grandes campagnes créées en 2023 :
- Charte graphique l’eau de l’Ain, visuel de l’Aindinoise, Culture & Co, visuels du stand salon de l’agriculture, campagne de sensi-bilisation Fumer tue
- 36 panneaux (de chantier, ENS…)

Vidéos/photos :

• 90 vidéos et motion design réalisés en interne
• 129 reportages photos, 39 000 photos réalisées

Presse :

• 230 actions presse et 390 demandes presse traitées
• Plan médias : 114 insertions (presse écrite et campagnes radio)

Objets promotionnels :

• 24 480objets promotionnels

Partenariats :

• 234 partenariats (dont 223 achats d'espaces) -  +12,5 %)

Origin’Ain :

• 376 adhérents, 4 newsletters, 88 posts sur LinkedIn et 2453 abonnés

Autres :

• Création du stand de la Roue du Département pour tester les connaissances du public sur l’Ain et la collectivité (intégralement conçu et fabriqué en interne)
• PASS activités des internes en médecine. Créé fin 2022, il a été renforcé en 2023 avec 2 versions : automne/hiver et printemps/été. Développement des partenariats pour proposer une cinquantaine d’activités.

Événementiel

• 186 événements organisés en 2023 (+28 %). Temps forts : vœux,  salon de l’agriculture, assises du bois et de la forêt, Ain’Formations Orientation, inauguration de la cuivrerie de Cerdon, inauguration d'un CDS, Labellisation Ramsar, Bilan de stages internes en médecine, Forum éco, 2e assises de l’eau, - Tour de France (village d’animation au Grand Colombier avec plus de 60 000 personnes, nombreuses animations le long du parcours puis une 2e étape dans l’Ain), voyages de presse (Tour de France, musées), speed business meeting Origin’Ain, Retransmission coupe du monde de rugby, inauguration collège St-Didier-de-Formans, challenge de l’eau, trophées bois et foret, 2e assises du logement, labellisation espace VTT...

Communication interne

• • 11 journaux internes
  • 5 accueils nouveaux agents
  • Lancement du réseau des agents ambassadeurs : les Ambassad'Ain
  • Temps forts : remerciements agents pour leur participation aux événements, L’Estivale, la Cérémonie des vœux
  • Intranet : 133 actualités rédigées